Besprechungsprotokoll mit KI Das Protokoll schreibt sich, während Sie zuhören.
Butler macht aus der Aufnahme einer Besprechung ein fertiges Protokoll: wer was gesagt hat, was entschieden wurde, wer bis wann was erledigt. Im Format Ihrer Organisation, als Word oder PDF – und ohne dass der Ton Ihren Server verlässt.
- Ergebnis- und Verlaufsprotokoll
- Sprecher erkannt und benannt
- Export nach Word oder PDF
Welches Protokoll?
Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll, Wortprotokoll.
Die drei klassischen Protokollarten unterscheiden sich darin, wie viel vom Gespräch sie festhalten. Butler liefert alle drei aus derselben Aufnahme.
Meist gefragt
Ergebnisprotokoll
Nur das Ergebnis: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Punkte. Ideal für Team- und Projektbesprechungen.
Für Gremien
Verlaufsprotokoll
Der Gang der Diskussion Punkt für Punkt, mit den wichtigsten Argumenten – üblich in Vorstand, Ausschuss und Betriebsrat.
Wörtlich
Wortprotokoll
Das vollständige Transkript, jede Passage mit Sprecher und Zeitmarke. Die Grundlage, auf die sich die anderen beiden stützen.
So funktioniert es
Von der Aufnahme zum Protokoll in vier Schritten.
- 1
Aufnehmen oder hochladen
Den Raum über das Mikrofon aufnehmen, einen Online-Call mitschneiden (Zoom, Teams, Meet, Webex – ohne Bot) oder eine vorhandene Datei hochladen.
- 2
Transkribieren
Whisper large-v3 schreibt mit, die Sprechererkennung trennt die Stimmen. Bekannte Stimmen tragen sofort ihren Namen.
- 3
Vorlage wählen
Ihre Protokollvorlage legt Abschnitte, Ton und Sprache fest. Ein Klick erstellt Zusammenfassung, Beschlüsse, Aufgaben und offene Fragen.
- 4
Prüfen und exportieren
Jeden Satz direkt korrigieren, dann das Protokoll allein oder mit Transkript nach Word oder PDF exportieren.
Was ein gutes Protokoll braucht
Nichts erfunden, nichts vergessen.
Ein KI-Protokoll ist nur so gut wie seine Nachvollziehbarkeit. Darum bleibt jede Aussage mit der Stelle im Gespräch verbunden, aus der sie stammt.
Aus dem Gesagten, nicht aus der Fantasie
Beschlüsse und Aufgaben werden aus dem Transkript gezogen. Sie sehen daneben, wer es wann gesagt hat.
Ihre Vorlagen
Vorstandssitzung, Jour fixe, Projektreview: feste Abschnitte und Formulierungen, im Team geteilt – jedes Protokoll sieht gleich aus.
Namen statt „Sprecher 1“
Einmal ein paar Stimmproben pro Person, danach erkennt Butler Ihr Team in jeder neuen Besprechung.
In jeder Sprache
Besprechung auf Deutsch, Protokoll auf Deutsch – oder auf Englisch für die Kolleginnen im Ausland.
Abgelegt und geteilt
Meetings in Ordnern, Ordner mit der Gruppe geteilt. Das Protokoll von letzter Woche ist einen Klick entfernt.
Durchsuchbar
Protokolle landen auf Wunsch in einer Wissensdatenbank: „Was haben wir im März zum Budget beschlossen?“ – mit Quelle.
Datenschutz
Warum ein Protokoll-Tool nicht in die Cloud gehört.
Eine Besprechung enthält fast immer personenbezogene Daten: Namen, Meinungen, manchmal Gesundheits- oder Personalfragen. Viele Protokoll-Tools schicken den Ton dafür an Server außerhalb der EU oder treten dem Call als Bot bei, den alle sehen.
Butler nimmt nur den Ton auf, den Ihr Rechner ohnehin abspielt, und transkribiert auf eigenen GPUs – keine fremde Transkriptions-API, kein Training mit Ihren Aufnahmen. Eine Aufnahme startet erst, wenn Sie bestätigen, dass alle Teilnehmenden informiert sind.
Häufige Fragen zum KI-Protokoll
Wie erstelle ich ein Protokoll mit KI?
Besprechung aufnehmen oder die Aufnahme hochladen, transkribieren lassen, eine Protokollvorlage wählen. Butler schreibt Zusammenfassung, Beschlüsse und Aufgaben; Sie prüfen und exportieren nach Word oder PDF.
Tritt ein Bot meinem Teams- oder Zoom-Meeting bei?
Nein. Butler nimmt den Ton auf, den Ihr Rechner abspielt, und funktioniert damit mit jeder Meeting-Anwendung, ohne sichtbaren Bot.
Ist ein KI-Protokoll rechtlich ein gültiges Protokoll?
Ein Protokoll wird gültig, wenn die dafür Zuständigen es prüfen und genehmigen – das gilt für ein KI-Entwurf genauso wie für einen handschriftlichen. Butler liefert den Entwurf und das Transkript als Beleg.
Dürfen wir Besprechungen einfach aufnehmen?
Nur mit Wissen der Teilnehmenden. Butler macht das zur Pflicht: Die Aufnahme startet erst nach Ihrer Bestätigung, dass alle informiert wurden.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Jede Sprache, die Whisper large-v3 kennt, darunter Deutsch, Englisch und Französisch. Das Protokoll kann in einer anderen Sprache geschrieben werden als die Besprechung.
Testen Sie es an einer Ihrer Besprechungen.
Schicken Sie uns eine Aufnahme, die Sie teilen dürfen – wir zeigen Ihnen das Protokoll, das Butler daraus macht.