KI und Datenschutz KI DSGVO-konform einsetzen: so geht’s – und wo Ihre Daten bleiben.
Sobald ein Protokoll, ein Vertrag oder eine Patientenakte in ein KI-Werkzeug wandert, ist das eine Verarbeitung personenbezogener Daten – mit allen Pflichten der DSGVO. Diese Seite zeigt nüchtern, wohin die Daten bei Cloud-KI und bei Butler gehen, was hinter Schrems II und dem CLOUD Act steckt, und was Ihre Datenschutzbeauftragten vor dem Einsatz prüfen sollten.
- Für die DSGVO gebaut
- Kein Transfer in eine US-Cloud
- Nie zum Training verwendet
Wohin die Daten gehen
Die eine Frage, die alles entscheidet: Wo wird gerechnet?
Jede KI-Anfrage ist Rechenarbeit auf Grafikkarten. Datenschutzrechtlich zählt, wo diese Karten stehen, wer sie betreibt und welchem Recht der Betreiber unterliegt. Bei Butler hängt die Antwort von der Version ab – deshalb hier genau, Stufe für Stufe.
Rechenzentren des Anbieters
Cloud-KI-Assistenten
Jede Eingabe und jede hochgeladene Datei wird auf den Servern des Anbieters verarbeitet. Bei den großen Anbietern ist das ein US-Konzern – auch dann, wenn er Rechenzentren in der EU anbietet.
Unsere GPUs an der TU Wien, Wien
Das Abonnement
Alles läuft auf unseren Servern am Institut für Angewandte Physik der TU Wien. Ihre Daten liegen dort und werden alle zwei Wochen automatisch gelöscht – ohne Kopie in einer Cloud oder bei einem Dritten.
Bei Ihnen, die schwere KI an der TU Wien
Die portable Version
Ein Rechner in Ihrem Büro. Dokumente, Aufnahmen und die Spracherkennung bleiben bei Ihnen. Die schwere KI-Inferenz – Chat, Zusammenfassung, Übersetzung, Recherche – läuft auf den Servern der TU Wien, nicht bei einem Cloud-Anbieter.
Vollständig bei Ihnen
Die Vollversion
Ein GPU-Server in Ihren Räumen. Transkription, Chat, Übersetzung und Recherche laufen vor Ort; kein Byte verlässt Ihr Haus, und Butler arbeitet auch ohne Internetverbindung. Für bis zu 50 Personen; größere Institutionen auf Anfrage.
In keiner Version geht eine Anfrage an einen US-Cloud-Anbieter. Wenn Sie aber Abonnement oder portable Version nutzen, verarbeiten wir an der TU Wien Daten in Ihrem Auftrag – und das gehört in Ihre Dokumentation. Die Varianten und Preise →
Der US-Transfer, einfach erklärt
Schrems II und der CLOUD Act in zwei Absätzen.
Der CLOUD Act ist ein US-Gesetz von 2018. Er verpflichtet Anbieter, die US-Recht unterliegen, Daten auf behördliche Anordnung herauszugeben – auch Daten, die auf Servern außerhalb der USA liegen. Ein EU-Rechenzentrum eines US-Konzerns ändert also den Speicherort, nicht die Zuständigkeit.
Im Urteil Schrems II hat der Europäische Gerichtshof 2020 den damaligen „Privacy Shield“ gekippt, weil US-Überwachungsgesetze europäische Daten nicht ausreichend schützten. Seit 2023 gibt es mit dem EU-US Data Privacy Framework eine neue Grundlage für zertifizierte Unternehmen; ob sie vor Gericht Bestand hat, ist offen. Für Sie heißt das: Wer KI eines US-Anbieters nutzt, muss den Transfer prüfen und begründen. Wer die Daten in Europa – oder im eigenen Haus – verarbeitet, hat diese Frage gar nicht erst.
Training
Ihre Daten trainieren kein Modell. Keines.
Viele Cloud-Angebote schließen das Training mit Kundendaten in ihren Business-Tarifen vertraglich aus; bei kostenlosen und privaten Tarifen hängt es oft von einer Einstellung ab. Prüfen Sie deshalb immer den Tarif, den Ihre Leute tatsächlich nutzen – nicht den, den die Organisation gekauft hat.
Bei Butler gibt es diese Unterscheidung nicht: Kein Byte Ihrer Arbeit wird zum Training verwendet – nicht für unsere Modelle und nicht für die anderer. Butler nutzt fertige Modelle; was Sie hochladen, wird gelesen, beantwortet und bleibt Ihres.
Checkliste
Was Ihre Datenschutzbeauftragten vor dem Einsatz prüfen.
Die DSGVO verlangt für KI nichts grundlegend Neues – aber alles Übliche, sauber dokumentiert. Diese Punkte gelten für jedes KI-Werkzeug, auch für Butler.
- 1
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei Butler betrifft das Abonnement und portable Version. Bei der Vollversion verarbeitet niemand außer Ihnen – greifen wir für Wartung zu, regeln Sie auch diesen Zugriff.
- 2
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Protokollierung, Löschung: Lassen Sie sich die Maßnahmen beschreiben (Art. 32). Bei der Vollversion sind es Ihre eigenen – der Server steht in Ihrem Netz.
- 3
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Bei neuen Technologien und sensiblen Daten – Gesundheit, Personal, große Mengen – ist eine DSFA nach Art. 35 oft Pflicht. Je weniger Daten das Haus verlassen, desto kürzer fällt das Kapitel zu Übermittlungen aus.
- 4
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Tragen Sie den KI-Einsatz mit Zweck, Datenkategorien, Empfängern und Löschfristen ein (Art. 30). „Meeting-Transkription“ und „Dokumentensuche“ sind zwei verschiedene Zwecke.
- 5
Löschung und Speicherdauer
Legen Sie fest, wie lange Transkripte, Chats und Dokumente bleiben. Im Abonnement löschen wir alle zwei Wochen; bei portabler und Vollversion entscheiden Sie – und Löschen heißt bei Butler: Daten, Vektoren und Indexeinträge werden vernichtet.
- 6
Information der Betroffenen
Wer transkribiert oder in einer Wissensdatenbank erfasst wird, hat ein Recht auf Information (Art. 13/14). Ergänzen Sie Ihre Datenschutzhinweise, bevor das Werkzeug live geht.
Die Konformität Ihrer Verarbeitung stellen Sie selbst fest – kein Anbieter kann sie Ihnen abnehmen. Butler ist dafür gebaut, Ihnen diese Prüfung leicht zu machen.
EU AI Act
Was der AI Act von Organisationen verlangt, die KI einsetzen.
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit August 2024 und wird schrittweise wirksam. Wer KI im Betrieb nutzt, ist „Betreiber“ – mit Pflichten, die sich vor allem nach dem Einsatzzweck richten, nicht nach dem Werkzeug.
KI-Kompetenz
Seit Februar 2025 müssen Betreiber dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden ausreichend über die eingesetzte KI Bescheid wissen. Eine kurze, dokumentierte Einweisung ist ein guter Anfang.
Transparenz
Wer mit einer KI interagiert oder KI-erzeugte Inhalte veröffentlicht, muss es unter bestimmten Umständen erfahren. Klären Sie, wo das bei Ihnen zutrifft.
Hochrisiko-Zwecke
Personalentscheidungen, Kreditwürdigkeit, Zugang zu Bildung oder Leistungen: Hier gelten strengere Pflichten – menschliche Aufsicht, Protokolle, Nutzung nach Anleitung. Ein Assistent für Protokolle und Recherche fällt in der Regel nicht darunter.
Die Fristen und Leitlinien entwickeln sich weiter. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer Aufsichtsbehörde oder Rechtsberatung.
Meetings aufzeichnen
Ohne Einwilligung keine Aufnahme.
Ein Gespräch heimlich aufzunehmen ist nicht nur ein Datenschutzproblem. In Österreich (§ 120 StGB), in Deutschland (§ 201 StGB) und in Frankreich (Art. 226-1 Code pénal) ist das Aufzeichnen nicht öffentlicher Gespräche ohne Zustimmung grundsätzlich strafbar. Wer Meetings transkribiert, sollte deshalb vor jeder Aufnahme sicher sein, dass alle Bescheid wissen.
Butler macht daraus eine feste Hürde statt einer guten Absicht: Eine Aufnahme startet erst, wenn Sie bestätigt haben, dass alle Teilnehmenden informiert sind – bei jeder einzelnen Aufnahme.
Bestätigung pro Aufnahme
Keine Voreinstellung, die man einmal wegklickt. Die Bestätigung wird mit der Aufnahme gespeichert.
Kein Bot im Call
Butler tritt keinem Meeting bei. Es nimmt den Ton auf, den Ihr Rechner ohnehin abspielt – sichtbar für Sie, nicht versteckt.
Lokale Spracherkennung
Whisper large-v3 und die Sprechererkennung laufen auf Butlers eigenen GPUs. Keine Transkriptions-API, keine Cloud.
Diese Seite bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob Ihre Verarbeitung der DSGVO entspricht, beurteilen Sie mit Ihren Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Ist Butler DSGVO-konform?
Konform ist eine Verarbeitung, nicht ein Produkt – und das stellen Sie für Ihre Organisation fest. Butler ist für die DSGVO gebaut: Verarbeitung in Wien oder bei Ihnen, kein US-Cloud-Anbieter, kein Training, Löschung unter Ihrer Kontrolle. Das macht Ihre Prüfung deutlich einfacher.
Verlassen meine Daten bei der portablen Version das Haus?
Teilweise. Dokumente, Aufnahmen und Transkription bleiben bei Ihnen. Für Chat, Zusammenfassung, Übersetzung und Recherche gehen die nötigen Texte an die Server der TU Wien in Wien. Wer gar nichts nach außen geben will, braucht die Vollversion.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Bei Abonnement und portabler Version ja, weil Daten auf unseren Servern verarbeitet werden. Bei der Vollversion verarbeitet nur Ihre eigene Maschine; ein Vertrag kann trotzdem nötig sein, wenn wir für Wartung oder Updates zugreifen.
Ist ein EU-Rechenzentrum eines US-Anbieters nicht genauso gut?
Es löst die Frage des Speicherorts, nicht die der Zuständigkeit: Über den CLOUD Act können US-Behörden Daten auch aus europäischen Rechenzentren anfordern. Ob das Risiko für Ihre Daten tragbar ist, ist eine Abwägung, die Sie dokumentieren müssen.
Werden meine Daten zum Training verwendet?
Nein. Nichts, was Sie in Butler tun, trainiert ein Modell – weder unseres noch das eines anderen.
Funktioniert Butler ohne Internet?
Die Vollversion ja: Sie rechnet vollständig vor Ort und arbeitet auch ohne Verbindung nach außen. Abonnement und portable Version brauchen eine Verbindung zur TU Wien.
Sprechen wir über Ihre Datenschutzfragen.
Bringen Sie Ihre Datenschutzbeauftragten mit: Wir zeigen an den Maschinen, wo welche Daten verarbeitet und wie sie gelöscht werden.